Hệ thống quản lý nhân sự tiền lương

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ

TUYỂN DỤNG - NHÂN SỰ - CHẤM CÔNG - TÍNH LƯƠNG

1: Giới thiệu đề tài.

1. Định nghĩa vấn đề.

Công ty TNHH TM & DV Miền Đông là công ty chuyên kinh doanh về các thiết bị Viễn Thông - Công Nghệ Thông Tin. Ngày nay, do việc mở rộng quy mô, số lượng nhân viên ngày càng tăng, nhân viên có trình độ chuyên môn, có khả năng sáng tạo cao, để đáp ứng được yêu cầu đó công ty cần một hệ thống để hỗ trợ cho việc quản lý nhân viên đạt hiệu quả tốt hơn, nhanh chóng hơn và tiết kiệm được thời gian trong công việc quản lý Nhân sự - Tiền lương.

Phạm vi của đề tài.

Phần mềm có khả năng hỗ trợ việc quản lý nguồn nhân lực của công ty như:

• Quản lý Tuyển dụng nhân viên cho công ty theo từng quý.
• Quản lý thông tin Nhân sự của công ty.
• Quản lý Chấm công Tính lương cho nhân viên của công ty.
• Quản lý Phân quyền người sử dụng hệ thống.
• Các loại báo cáo thống kê như: báo cáo về tuyển dụng, báo cáo về thông tin nhân sự của công ty, báo cáo về chấm công, lương của nhân viên trong công ty.

   Hệ thống hiện tại áp dụng cho các công ty vừa và nhỏ với số lượng nhân viên trong khoảng dưới 200 người.

1. 3. Mục tiêu, sự cần thiết của đề tài.

            Trong nền kinh tế thị trường hiện nay, nguồn nhân lực là một yếu tố vô cùng quan trọng đóng góp vào sự thành công của các doanh nghiệp. Để quản lý được nguồn nhân lực một cách khoa học và hiệu quả là một vấn đề hết sức khó khăn đối với các nhà quản lý.

            Yếu tố nhân sự đã quyết định sự tồn tại và phát triển của bất kỳ một tổ chức nào, ngay cả doanh nghiệp cũng thế, việc tổ chức nhân sự và quản lý nhân sự như thế nào để mang lại hiệu quả nhất đó là bài toán mà lãnh đạo doanh nghiệp nào cũng quan tâm và cần hỗ trợ giải quyết.

            Việc tin học hoá tổ chức quản lý Nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công. Với tầm quan trọng đó nhóm đã thực hiện giải pháp hệ thống phần mềm hỗ trợ quản lý cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ sau thời gian tìm hiểu khảo sát, nghiên cứu và đã xây dựng thành công giải pháp phần mềm “Quản lý Nhân sự & Tiền lương”.

            Với hệ thống này nhóm mong muốn đem lại những tính năng ưu việt nhằm giúp các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được nhiều chi phí cho quá trình quản lý của bộ phận Nhân sự - Tiền lương, giảm tối đa áp lực công việc cho các bộ phận này đồng thời tăng tính chính xác và quản lý thông tin toàn diện về nhân viên, sẽ hỗ trợ cho người quản lý có được đánh giá tốt nhất, nhanh nhất về con người mà mình quản lý cũng như các chi phí mình đang phải chi trả cho từng bộ phận. Giải pháp tổng thể trong lĩnh vực quản lý nhân sự, tiền lương của nhóm phù hợp với doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ và đang phát triển cho các doanh nghiệp có quy mô lớn.

            Nhóm chúng em đưa ra giải pháp xây dựng hệ thống này nhằm giúp phòng nhân sự - tiền lương giảm thiểu khối lượng công việc đồng thời tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp...

 Ưu điểm của phần mềm xây dựng

• Ưu điểm đầu tiên của hệ thống hiện tại là được xây dựng trên một Frame Work do nhóm tự phát triển. FrameWork này được xây dựng để có thể tối ưu hóa cấu trúc của một ứng dụng, các cấu trúc về thiết kế giao diện chương trình, các controls dùng trong hệ thống, các luồng xử lý dữ liệu, các thành phần chung có thể sử dụng được nhiều lần. FrameWork này có thể dễ dàng triển khai để xây dựng các hệ thống quản lý khác sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức của lập trình viên.
• Hệ thống hỗ trợ nhập liệu chủ yếu trên máy tính.
• Lưu trữ các dữ liệu trên máy tính bằng 1 hệ quản trị CSDL (Microsoft SQL Server 2008 R2).

• Có khả năng hỗ trợ cho người dùng tốt về khâu quản lý tuyển dụng nhân viên trong công ty.
• Quản lý quá trình thử việc của ứng viên, việc đánh giá ứng viên một cách tự động dựa trên những điều kiện tuyển dụng của công ty.
•  Tương tác dễ dàng giữa người dùng và hệ thống hạn chế tối đa việc ghi chép bằng giấy tờ.
• Hệ thống xuất báo cáo trực tiếp ra các dạng file và có thể tương tác trực tiếp với các phần mềm văn phòng trong bộ office như Microsoft Word, Excel, Foxit....
• Quản lý tốt trong khâu quản lý nhân viên, lưu trữ thông tin Nhân viên, kết xuất báo cáo, hợp đồng lao động, các loại quyết định nâng lương, thăng cấp, nâng trình độ, khen thưởng kỷ luật nhân viên.
• Chức năng làm thẻ nhân viên được tích hợp trong phần mềm để cho việc quản lý nhân viên trong công ty được tốt hơn.
• Quản lý tốt về các quyết định bổ nhiệm nhân sự.
• Quản lý về hợp đồng lao động của nhân viên: Hợp đồng thử việc và hợp đồng chính thức.
• Quản lý về các loại quyết định như: Nâng hệ số lương, quyết định thăng chức, quyết định nâng hệ số chuyên môn, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật, quyết định nâng hệ số lương....
•  Việc chấm công của nhân viên bằng máy quét mã vạch. Trên mỗi thẻ nhân viên của nhân viên sẽ có thông tin kèm theo mã vạch tương ứng với mã số nhân viên của nhân viên đó.
• Việc tính lương hàng tháng của nhân viên cũng được tính hoàn toàn tự động. Hệ thống sẽ tính lương từng tháng cho nhân viên trong công ty, in các loại báo cáo lương, tháng của nhân viên trong công ty, in bảng lương chi tiết của mỗi nhân viên trong công ty.
• Hệ thống sử dụng thuật toán MD5 để mã hóa mật khẩu cho người dùng, giúp ích cho việc bảo mật thông tin của người sử dụng hệ thống được an toàn.
• Hệ thống hỗ trợ phân quyền cho người dùng theo nhóm người dùng, theo từng người dùng, theo màn hình chức năng giúp cho việc bảo mật được tốt hơn.
• Hệ thống tích hợp chức năng tìm kiếm hỗ trợ cho người dùng truy suất thông tin một cách nhanh chóng, chính xác.
  4. Nền tảng lý thuyết.

                 Trong quá trình học tập, nghiên cứu tại trường các thầy cô đã trang bị cho nhóm rất nhiều kiến thức cho suốt quá trình học tập và làm việc về sau. Nhóm em đã vận dụng nhiều môn, chuyên đề đã được học tập, nghiên cứu để hoàn thiện tốt bài luận văn này. Một số môn học như: Cơ sở dữ liệu, phân tích thiết kế hướng đối tượng, phân tích thiết kế hệ thống, công nghệ phần mềm, cấu trúc máy tính... Đặc biệt trong quá trình nghiên cứu nhóm đã tìm hiểu về công nghệ LINQ với những ưu điểm nổi bậc của nó nhóm đã quyết định chọn hướng phát triển "Hệ thống quản lý Nhân sự - Tiền lương" trên nền tảng Visual Studio 2010 sử dụng công nghệ LINQ và quản lý Source code bằng Microsoft Team Foundation Server.

               Visual Studio 2010 và .NET Framework 4 đánh dấu thế hệ kế tiếp của các công cụ phát triển từ Microsoft. Visual Studio 2010 và .NET Framework 4 tập trung vào những trụ cột cốt lỗi trong trải nghiệm phát triển phần mềm, cung cấp những nền tản mới nhất, những trải nghiệm nhắm tới các loại ứng dụng nhất định, cùng nhiều cải thiện về kiến trúc lõi.

               Visual Studio là bộ công cụ hoàn chỉnh cho phép xây dựng cả các ứng dụng cho máy để bàn lẫn các ứng dụng web doanh nghiệp theo nhóm. Ngoài khả năng xây dựng những ứng dụng desktop tốc độ cao, bạn còn có thể sử dụng các công cụ phát triển mạnh mẽ dựa trên thành phần cùng các công nghệ khác nhằm đơn giản hóa thiết kế, phát triển và triển khai các giải pháp doanh nghiệp theo nhóm.

               Microsoft Visual Studio 2010 đơn giản hóa quá trình phát triển giải pháp, giảm thiểu nguy cơ cũng như tăng cường kết quả trả về. Các công cụ cho mọi giai đoạn trong chu trình phát triển, từ thiết kế, phát triển đến kiểm định và triển khai, cho phép bạn thỏa sức thể hiện trí tưởng tượng và mang đến những giải pháp có ảnh hưởng lớn. Phiên bản này được phân phối dưới dạng ảnh đĩa ISO và có thể được ghi ra một đĩa trống cho quá trình cài đặt.

               Microsoft Visual Studio 2010 Ultimate cung cấp một môi trường tích hợp các công cụ và kiến trúc máy chủ nhằm đơn giản hóa toàn bộ tiến trình phát triển ứng dụng. Tạo ra những kết quả kinh doanh với những tiến trình hiệu quả, tùy biến và có thể dự đoán cũng như tăng cường khả năng làm việc liên thông cùng khả năng theo dõi trong suốt chu trình phát triển với các phân tích chi tiết. Bất kể là tạo lập các giải pháp mới hay tăng cường các ứng dụng hiện có giải phóng sức sáng tạo của bạn với các công cụ dựng mẫu, kiến trúc và phát triển cho phép bạn hiện thực hóa tầm nhìn nhắm đến số lượng nền tảng và công nghệ luôn mở rộng, bao gồm điện toán đám mây và song song. Hiện thực hóa hiệu quả làm việc nhóm bằng cách khai thác các tính năng cộng tác tiên tiến cũng như sử dụng các công cụ kiểm định và dò lỗi tích hợp nhằm vừa đảm bảo chất lượng giải pháp vừa giảm thiểu phí tổn phát triển.

                 LINQ  là viết  tắt của  từ Language –  Integrated Query  tạm dịch  là ngôn ngữ tích hợp truy vấn là một sự đổi mới trong Visual Studio 2008 và .NET Framework 3.5 là cầu nối khoảng cách giữa thế giới của các đối tượng với thế giới của dữ liệu. Sự ra đời của LINQ là một công nghệ của Microsoft, cung cấp một cơ chế hỗ trợ việc truy vấn dữ liệu từ tất cả các kiểu ở cấp độ ngôn ngữ lập trình.

                 TFS ( Team Foundation Server) là phiên bản hỗ trợ cho việc quản lý source code, bug tracking, version control, manage builds, application lifecycle … giúp cho việc lập trình cũng như quản lý project được dễ dàng và tiện lợi.

1. 1. Đặc tả quy tắc nghiệp vụ.
      • 1.1.1. Biểu đồ phân rã chức năng nghiệp vụ.

• • • 1.1.1. Quy trình tuyển dụng nhân viên.

 H2.2: Quy trình tuyển dụng nhân viên

Ghi chú:

• 1-15 từ ngày 1 đến ngày 15.

• T1 tháng thứ 1 trong quý.
• T2 tháng thứ 2 trong quý.
• T3 tháng thứ 3 trong quý.

1. 1. 1. 1. Kế hoạch tuyển dụng.

Hàng năm công ty có tổ chức 4 đợt tuyển dụng nhân viên. Cứ vào đầu mỗi quý hiện tại, các bộ phận, phòng ban trong toàn công ty có nhiệm vụ dự báo kế hoạch tuyển dụng nhân sự, trù bị nhân lực cho quý tới với các chi tiết cụ thể nhất sau đó gửi Bản Kế hoạch tuyển dụng về phòng nhân sự để xét duyệt trước ngày 15 của tháng đó. Các phòng ban chịu trách nhiệm về bản kế hoạch  mà phòng ban đó đã đưa ra.

1. 1. 1. 2. Xét duyệt kế hoạch tuyển dụng.

              Dựa theo các kế hoạch tuyển dụng mà các phòng ban/ Bộ phận đã gởi  phòng nhân sự có trách nhiệm xem xét, tư vấn, đánh giá lại nhu cầu tuyển dụng và liên hệ trước với các nguồn cung ứng lao động để xác định khả năng đáp ứng, thuận tiện khi có yêu cầu tuyển dụng thực tế. Các kế hoạch tuyển dụng nào đã được phòng nhân sự phê duyệt sẽ là cơ sở để tuyển dụng nhân viên cho phòng ban của mình, những kế hoạch nào không được phê duyệt trưởng các phòng ban phải xem xét lại và cùng với phòng ban của mình lập bảng kế hoạch mới gởi phòng nhân sự để phòng nhân sự phê duyệt lại. Vào ngày 20 của tháng đó phòng nhân sự sẽ hoàn tất việc xét duyệt Kế hoạch tuyển dụng của các phòng ban.

1. 1. 1. 1. Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng.

              Sau khi phòng nhân sự đã duyệt bảng kế hoạch tuyển dụng của các phòng ban, mỗi phòng ban sẽ lập phiếu yêu cầu tuyển dụng cho phòng ban của mình. Có 2 cách để lập phiếu yêu cầu:

• Thứ 1: Nếu bảng kế hoạch tuyển dụng mà phòng ban được duyệt đã đáp ứng được nguồn nhân sự cho phòng ban đó thì phòng ban đó sẽ lập các phiếu yêu cầu dựa trên Kế hoạch tuyển dụng của phòng ban mình đã tạo trước.
• Thứ 2: Nếu nhu cầu cần nhân sự của phòng ban vượt quá bảng Kế hoạch tuyển dụng thì phòng ban đó sẽ lập thêm phiếu yêu cầu tuyển dụng gởi phòng Nhân sự.

              Giai đoạn lập phiếu yêu cầu tuyển dụng sẽ bắt đầu từ ngày 20 đến hết ngày 30 của tháng đầu tiên trong quý đó. Nếu có phát sinh bất kỳ vấn đề nào về nhân sự, trưởng phòng ban đó phải báo cáo cho phòng nhân sự để có thể chỉnh sửa thông tin tuyển dụng nhân sự, số lượng nhân viên cần tuyển để có thể kịp thời bổ sung nhân lực cho phòng ban đó.

1. 1. 1. 2. Phòng Nhân sự xem xét, phê duyệt.

Bắt đầu tháng thứ 2 của quý trưởng phòng Nhân sự xem xét phiếu yêu cầu tuyển dụng, nếu thấy cần thiết phải tuyển thêm người thì sẽ ký duyệt và trình ban giám đốc duyệt. Nếu thấy không cần tuyển thì ghi rõ lý do và trả phiếu yêu cầu tuyển dụng cho phòng ban có nhu cầu tuyển dụng và yêu cầu phòng ban đó chỉnh sửa các thông tin cần thiết để phù hợp với nhu cầu cần nhân sự của phòng ban mình. Về những phát sinh về nhân sự như số lượng nhân sự cần thêm cho một vị trí tuyển dụng, nếu phòng Nhân sự phê duyệt thì sẽ cập nhật lại số lượng cho phiếu yêu cầu đó. Những phiếu yêu cầu tuyển dụng nào đã được trưởng phòng Nhân sự ký duyệt sẽ được chuyển về bộ phận tuyển dụng của phòng Nhân sự để tiến hành chuẩn bị tuyển dụng ứng viên cho công ty.

1. 1. 1. 3. Thông báo tuyển dụng.

Các phiếu yêu cầu sau khi đã được phê duyệt sẽ được chuyển về bộ phận tuyển dụng của phòng nhân sự, bộ phận này có trách nhiệm tổng hợp các phiếu yêu cầu từ các phòng ban. Sau khi đã tổng hợp xong các phiêu yêu  cầu, vào giữa tháng thứ 2 của quý,  phòng nhân sự ra thông báo tuyển dụng nhân viên trên Email nội bộ của công ty, các nguồn cung ứng lao động bên ngoài và trên các phương tiện thông tin đại chúng (báo, đài...). Nội dung thông báo gồm: Các yêu cầu, điều kiện tuyển dụng, hồ sơ, thời gian nhận hồ sơ... Đồng thời, phòng nhân sự cũng thông báo cho các phòng ban để chủ động trong việc lên kế hoạch thử việc cho các ứng viên nộp hồ sơ dự tuyển vào công ty.

1. 1. 1. 4. Nhận và xét hồ sơ ứng viên.

              Khi các ứng viên nộp hồ sơ xin việc vào công ty, bộ phận tuyển dụng có trách nhiệm kiểm tra sơ vấn hồ sơ dựa trên những yêu cầu từ phiếu yêu cầu tuyển dụng mà các phòng ban đã đưa ra, những mẫu hồ sơ nào đạt yêu cầu phòng nhân sự sẽ được nhân viên tuyển dụng gọi điện thoại trực tiếp đến phỏng vấn để thử việc hoặc nhân viên tuyển dụng sẽ gởi thông báo thông qua Email của ứng viên. Những ứng viên nào có kết quả đạt sau khi phỏng vấn sẽ được hẹn ngày đến để thử việc.

1. 1. 1. 5. Lên kế hoạch thử việc cho ứng viên.

Bộ phận quản lý trực tiếp có trách nhiệm phân công, hướng dẫn công việc, trình bày rõ trách nhiệm và quyền hạn cho nhân viên mới. Bộ phận quản lý trực tiếp sẽ đưa ra Chương trình thử việc mà ứng viên mới phải thực hiện. Mỗi ứng viên sẽ có một chương trình thử việc riêng, trong chương trình thử việc sẽ quy định về công việc và thời gian Ứng viên đó sẽ phải hoàn tất chương trình thử việc đó. Ứng viên tuyển dụng cho phòng ban nào thì người giám sát trực tiếp cũng sẽ thuộc về phòng ban đó. Thời gian thử việc của ứng viên là 1 (một) tháng được áp dụng theo qui định của công ty.

1. 1. 1. 6. Mời ứng viên thử việc.

Những ứng viên đã đạt trong buổi phỏng vấn sẽ được bộ phận tuyển dụng gọi điện thoại trực tiếp đến thử việc và kèm theo một  Email bao gồm chi tiết công việc ứng viên sẽ thực hiện trong quá trình thử việc,  thời gian thử việc của Ứng viên là 1 tháng kể từ ngày thử việc.

1. 1. 1. 7. Đánh giá sau thử việc cho Ứng viên.

Phòng Nhân sự có trách nhiệm theo dõi và cung cấp danh sách Ứng viên sắp hết thời hạn thử việc cho Trưởng bộ phận hoặc người trực tiếp quản lý Ứng viên mới trước 2 tuần. Căn cứ vào yêu cầu công việc và khả năng hoàn thành công việc của ứng viên mới, người quản lý trực tiếp xác nhận, đánh giá kết quả sau thời gian thử việc và gửi về phòng Nhân sự.

Kết quả đạt được của ứng viên sẽ tính theo công thức:

Điểm trung bình =   số điểm từng công việcsố công việc

Nểu điểm trung bình >=  5 ( lớn hơn hoặc bằng 5) thì ứng viên đạt được yêu cầu của công ty đặt ra. Kết quả thử việc của ứng viên được đánh giá trên 2 tiêu chí:

• Thứ 1: Số điểm trung bình lớn hơn hoặc bằng 5.
• Thứ 2: Phải nằm trong số lượng phiếu yêu cầu đã được duyệt của công ty trong đợt tuyển dụng đó. Nếu ứng viên có điểm trung bình lớn hơn 5 nhưng không nằm trong số lượng cần tuyển (tính theo điểm trung bình từ cao xuống ) thì kết quả sẽ rớt.
  1. 1. 8. Quản lý Ứng viên trúng tuyển.

Những ứng viên đạt yêu cầu sau khi đánh giá trúng tuyển sẽ được phòng nhân sự thông báo ngày đến nhận việc. Ngoài ra hồ sơ những ứng viên được tuyển thẳng vào công ty cũng sẽ được thông báo đến nhận việc trong cùng thời gian này.

• • • 1.1.1. Quản lý Nhân viên.

H2.3: Quy trình quản lý nhân viên

1. 1. 1. 1. Quyết định bổ nhiệm nhân sự - Hợp đồng thử việc .

Ứng viên sau khi đã qua thời gian thử việc và được trưởng bộ phận đánh giá đạt yêu cầu, phòng nhân sự sẽ lập một quyết định bổ nhiệm nhân sự cho ứng viên đó, đây là cơ sở để ứng viên trở thành nhân viên trong công ty. Nhân viên mới sẽ ký một hợp đồng thử viêc với công ty, hợp đồng này sẽ có thời hạn trong vòng 1 tháng kể từ ngày ký. Trong thời gian này Nhân viên sẽ được hưởng lương bằng với 70% lương chính thức.

1. 1. 1. 2. Ký hợp đồng chính thức.

     Sau thời gian thử việc, nhân viên sẽ ký hợp đồng chính thức với công ty, lúc này nhân viên sẽ được hưởng đầy đủ các chính sách của công ty như lương bổng, thưởng trong các kỳ lễ tết, các hệ số ưu đãi về chức vụ, bằng cấp...cũng như nghĩa vụ và trách nhiệm của mình.

1. 1. 1. 3. Quản lý hồ sơ nhân viên.

        Hồ sơ của nhân viên sẽ được nhân viên phòng nhân sự lưu trữ hồ sơ tại phòng Nhân sự . Hồ sơ của nhân viên sẽ được nhân viên phòng Nhân sự ghi vào sổ thống kê nhân viên trong công ty. Sổ thống kê của công ty sẽ được phân chia theo phòng ban. Là nhân viên chính thức của công ty, nhân viên sẽ được hưởng các chế độ ưu đãi của công ty cũng như trách nhiệm và nghĩa vụ mà mỗi nhân viên phải hoàn thành.

1. 1. 1. 4. Quyết định nâng - giảm hệ số lương.

      Hệ số lương của nhân viên được tính dựa trên số năm kinh nghiệm tính từ lúc nhân viên làm việc tại công ty. Hệ số lương là  một trong những yếu tố để tính lương cho nhân viên. Hệ số lương của công ty được quy định trong công ty như sau:

H2.4: Bảng hệ số lương

1. 1. 1. 5. Quyết định nâng giảm cấp - bậc .

            Nhân viên trong các phòng ban, trải qua một quá trình làm việc, trưởng các phòng ban xem xét đánh giá khả năng làm việc, đóng góp, tinh thần làm việc, trách nhiệm của nhân viên phòng ban mình đối với công ty. Trưởng phòng ban/ Trưởng phòng nhân sự có trách nhiệm đề cử lên cấp trên để nâng/ hạ cấp bậc cho những nhân viên đó. Trưởng phòng nhân sự cùng với ban giám đốc họp và xem xét có nâng/hạ cấp bậc, lập quyết định nâng/hạ cấp bậc cho nhân viên. Việc  nâng /hạ bậc cấp sẽ ảnh hưởng đến hệ số trách nhiệm, hệ số chức vụ, lương căn bản  của nhân viên. Hệ số này cũng là một trong những yếu tố để tính lương cho nhân viên.

H2.5: Bảng hệ số chức vụ, hệ số trách nhiệm, lương căn bản

1. 1. 1. 6. Quyết định nâng - giảm hệ số chuyên môn.

Nhân viên trong công ty khi được học tập, đào tạo để nâng cao bằng cấp, nhân viên trình hồ sơ, bằng cấp có liên quan cho trưởng phòng, trưởng các phòng ban sẽ tập hợp những hồ sơ này và gởi về phòng Nhân sự. Phòng Nhân sự trình ban giám đốc để quyết định nâng hệ số chuyên môn cho nhân viên.

H2.6: Bảng hệ số chuyên môn

1. 1. 1. 7. Quyết định khen thưởng.

   Trong quá trình làm việc, những nhân viên nào có tinh thần làm việc tốt, hiệu quả công việc cao. Trưởng phòng ban xem xét và gởi danh sách những nhân viên đó lên phòng Nhân sự. Phòng Nhân sự sẽ lập quyết định khen thưởng những nhân viên này, tùy vào mức độ đánh giá của phòng Nhân sự, nhân viên đó sẽ có những mức độ khen thưởng khác nhau. Mỗi hình thức khen thưởng sẽ có hoặc không kèm theo số tiền thưởng, số tiền thưởng này sẽ được cộng vào tháng lương của nhân viên ở mục tiền thưởng trong bảng lương nhân viên.

1. 1. 1. 8. Quyết định kỷ luật.

   Bên cạnh các chế độ khen thưởng để động viên, khuyến khích nhân viên trong công ty làm việc tốt hơn. Những nhân viên làm việc không tập trung, trì trệ trong công việc của mình, làm ảnh hưởng chung đến tập thể, công ty. Trưởng phòng ban sẽ xem xét và đưa ra mức độ kỷ luật đối với nhân viên đó rồi gởi hồ sơ về phòng Nhân sự xem xét. Sau đó phòng nhân sự sẽ sẽ quyết định kỷ luật nhân viên đó hay không. Tùy vào mức độ nghiêm trọng mà sẽ có những hình thức kỷ luật khác nhau. Kèm theo hình thức kỷ luật mà sẽ trừ lương của nhân viên vi phạm hay không. Số tiền phạt sẽ trừ trực tiếp vào lương nhận trong tháng  đưa ra quyết định của nhân viên.

1. 1. 1. 9. Quyết định thôi việc nhân viên.

Khi nhân viên trong công ty vi phạm kỷ luật của công ty, hình thức kỷ luật nặng nhất là đuổi việc. Phòng Nhân sự cùng với ban giám đốc công ty sẽ họp và đưa ra quyết định đuổi việc nhân viên vi phạm kỷ luật, biên bản đuổi việc nhân viên sẽ được chuyển về phòng nhân sự để lưu trữ. Trường hợp nhân viên vi phạm kỷ luật của công ty, vi phạm pháp luật của nhà nước thì sẽ chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để giải quyết.

• • • 1.1.2. Quản lý chấm công - Tính lương cho nhân viên.

H2.7: Quy trình tính lương.

1. 1. 1. 1. Chấm công nhân viên.

Hằng ngày, khi đến công ty nhân viên đều phải chấm công. Việc chấm công  để biết nhân viên có đi làm đều đặn hay không, cũng là cơ sở để tính lương hàng tháng cho nhân viên. Nhân viên chấm công bằng cách xuất trình thẻ nhân viên để quét mã vạch. Thẻ nhân viên là một loại thẻ có ghi thông tin nhân viên, phòng ban, chức vụ, ngoài ra còn có mã vạch tương ứng với mã số nhân viên. Nhân viên phải chấm công mỗi ngày hai lần, lần thứ nhất là lúc đến công ty, lần thứ hai là lúc nhân viên ra về. Thẻ nhân viên được cấp cho nhân viên khi ký hợp đồng với công ty. Trong quá trình làm việc nếu thẻ bị hư hại hoặc bị mất thì nhân viên phải thông báo cho phòng Nhân sự biết để được cấp lại thẻ.

Trong trường hợp nhân viên đi công tác xa không thể chấm công hàng ngày được thì nhân viên đó phải có giấy xác nhận của trưởng phòng ban của mình và trình phòng nhân sự để chấm công bổ sung số ngày công còn thiếu trong quá trình mình đi công tác.

1. 1. 1. 2. Tổng hợp ngày công - Tính lương cho nhân viên.

Vào ngày 5 hàng tháng, phòng nhân sự sẽ tổng hợp số ngày công cho nhân viên trong công ty. Số ngày công của nhân viên là cơ sở để tính lương cơ bản cho mỗi nhân viên, số ngày công tiêu chuẩn mỗi tháng là 24 ngày. Mỗi nhân viên hàng tháng phải đi làm từ 24 ngày trở lên trường hợp nhân viên đi làm ít hơn số ngày công sẽ bị trừ vào tiền lương của nhân viên. Cứ đến hết mỗi 2 quý phòng nhân sự sẽ tổng kết số ngày công của nhân viên trong công ty, những Nhân viên nào đi làm đều đặn sẽ được công ty khen thưởng.

• Tiền lương thực tế của nhân viên sẽ được tính theo công thức:

• Số ngày công của nhân viên trong tháng được tính theo công thức:

Trong đó: số ngày đi làm trong tháng được tính như sau:

• Số giờ nhân viên đi làm hàng ngày được tính theo công thức:

Giờ vào:  là giờ nhân viên đi làm.

Giờ ra: là giờ nhân viên đi về.

Trường  hợp 1:  7h <giờ vào < 11h và  7h < giờ ra <11h.

                                    số giờ =  giờ ra - giờ vào

Trường hợp 2 :  7h <giờ vào < 11h và 13h <giờ ra < 17 h.

                             số giờ = giờ ra - (giờ vào + 2)

                   * 2h là số giờ nghỉ trưa.

Trường hợp 3: 13h < giờ vào < 17h và 13h < giờ ra < 17h.

                                    số giờ = giờ ra - giờ vào

• Cách quy đổi từ số giờ sang ngày:

Nếu số giờ  >= 2.5 sẽ bằng 0.5 ngày.

Nếu số giờ >= 6.5 thì số ngày công sẽ là 1 ngày.

• Nếu nhân viên có số ngày công đi làm ít hơn 24 thì  số tiền ngày nghỉ tính theo công thức :

• 24 là số ngày công quy định của nhân viên trong một tháng.

• Tiền phạt nhân viên sẽ tính theo công thức:

• Tiền khen thưởng nhân viên tính theo công thức:

• Tổng hệ số lương được tính theo công thức :

• Tiền tạm ứng là số tiền nhân viên tạm ứng trong tháng:

• Tiền bảo hiểm:

• Phụ cấp khác

            Khi có phát sinh thêm các khoảng phụ cấp khác thì nhân viên sẽ được tính thêm vào khoảng phụ cấp khác.

• Giảm trừ khác

                                    Khi có phát sinh các khoản giảm trừ không nằm trong các khoản trên                       thì nhân viên sẽ bị trừ trong mục các khoản trừ khác.

• Lương thực lĩnh của nhân viên được tính theo công thức:

1. 1. 1. 3. Tổng hợp báo cáo lương cho nhân viên:

            Hàng tháng, sau khi đã tính lương cho nhân viên phòng nhân sự sẽ làm báo cáo phiếu lương cho toàn công ty, báo cáo phiếu lương cho nhân viên trong tháng đó. Trong những trường hợp có sai sót về số ngày công, số tiền lương, khen thưởng, kỷ luật thì nhân viên phải thông báo cho phòng Nhân sự để xem xét lại.