Tài liệu lưu trữ được coi là tài sản quý báu không thể thiếu trong của các cơ quan Đảng Nhà Nước, các tổ chức chính trị-xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, các doanh nghiệp, công ty… Công tác lưu trữ tốt sẽ góp phần giải quyết công việc của mỗi cơ quan đơn vị một cách nhanh chóng, chính xác. Sự ra đời của công tác lưu trữ đối với công tác văn phòng là khâu nghiệp vụ vô cùng quan trọng, nó là sự tập trung, thống nhất phản ánh bộ mặt kết quả đạt được của cơ quan tổ chức. Chính vì vậy, công tác lưu trữ ngày càng phát triển, được coi trọng trong xã hội. Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động quản lý, có một vai trò vô cùng quan trọng, được xác định là một ngành khoa học và được đánh giá ngang tầm với các ngành khoa học khác.
Đất nước ta là một nước đang phát triển công nghệ hệ thống lưu trữ chưa bằng các nước tiên tiến, phát triển khác. Việc quản lý và tìm kiếm hồ sơ một cách thủ công ngày càng mất nhiều thời gian cũng như công sức của công ty, đất nước. Do vậy trong thời gian tới các tổ chức, cơ quan tại Việt Nam phải có các biện pháp và xây dựng giải pháp để nâng cao tình hình quản lý lưu trữ hồ sơ.