phần mềm quản lý cửa hàng bán điện thoại di động

Chi tiết

PHÂN TÍCH ĐỀ TÀI

Phân tích yêu cầu hệ thống, quy trình nghiệp vụ
1. Phân tích yêu cầu hệ thống:

Hệ thống yêu cầu quản lý việc bán hàng, nhập hàng, hồ sơ khách hàng, nhà cung cấp, hồ sơ nhân viên, các quy trình bảo hành, thống kê , các nhật ký về mọi hoạt động của phần mềm

1. 1. Quy trình nghiệp vụ:

Cửa hàng có quy trình nghiệp vụ cụ thể đối với từng nhân viên như sau:

Nhân viên bán hàng:

Là bộ mặt của cửa hàng, có nhiệm vụ giao tiếp với khách hàng, giới thiệu sản phẩm về tính năng, giá cả, thương hiệu, .., giải đáp các thắc mắc, tư vấn sản phẩm phù hợp cho khách hàng, ghi chú số lượng sản phẩm khách hàng muốn mua (trước đó phải kiểm tra hàng trong kho trước, việc này chỉ cần hỏi thủ kho) rồi giao cho bộ phận thu ngân.

Còn khi mặt hàng khách hàng yêu cầu không có tại cửa hàng, nhân viên bán hàng sẽ báo với quản lí để liên hệ bên nhà cung cấp/nhà sản xuất bên mình xem có thể cung cấp sản phẩm đó không. Nếu có, thì nhân viên bán hàng sẽ ghi chú đơn đặt hàng rồi giao cho bộ phận thu ngân.

Nhân viên bán hàng phải nắm thật kỹ về các đặc tính của sản phẩm để khi khách hàng hỏi có thể trả lời một cách nhanh chóng, chính xác tạo lòng tin đối với khách hàng và làm khách hàng cảm thấy hài lòng với phong cách phục vụ của cửa hàng.

Nhân viên thu ngân:

Đảm nhận nhiệm vụ ghi hóa đơn thanh toán của khách hàng. Khi nhận được yêu cầu mua hàng của khách từ nhân viên bán hàng, nhân viên thu ngân sẽ lập hóa đơn, tính tổng tiền dựa trên số lượng và đơn giá của sản phẩm. Khách hàng sau khi thanh toán hóa đơn, hóa đơn sẽ được làm thành 2 bản, 1 bản giao cho bên thủ kho để tiến hành xuất hàng, 1 bản thu ngân sẽ giữ lại. Hàng trước khi xuất kho thì được khách hàng kiểm tra cẩn thận rồi mới tiến hành xuất kho. Sau khi xuất kho thủ kho sẽ giao hóa đơn lại cho khách giữ và lập một phiếu xuất kho cho mặt hàng vừa xuất.

Còn khi nhân viên thu ngân nhận được ghi chú đặt hàng của nhân viên bán hàng thì sẽ lập phiếu đặt hàng cho khách. Lúc này khách hàng sẽ trả tiền đặt cọc 30% giá sản phẩm và được ghi chú vào đơn đặt hàng, thu ngân sẽ giữ lại 1 bản và 1 bản giao cho khách giữ. Tới hạn ghi trong đơn đặt hàng thì khách hàng sẽ đến cửa hàng đưa đơn đặt hàng cho thu ngân rồi thu ngân so sánh với đơn đặt hàng đã lưu trữ lại, nếu đúng thì ghi hóa đơn hoàn chỉnh cho khách rồi khách thanh toán 70% tiền sản phẩm còn lại xong mới được nhận hàng. Hóa đơn cũng được làm thành 2 bản, như trên, khách kiểm tra hàng xem có trầy xướt hay vấn đề gì không, nếu có khách chỉ có thể yêu cầu đổi sản phẩm cùng loại khác, chứ không được hoàn tiền. Nếu khách hàng hài lòng thì thủ kho sẽ đưa lại hóa đơn cho khách, ghi phiếu xuất kho cho sản phẩm và khách hàng có thể mang sản phẩm về.

Khách hàng khi đến sữa chữa thiết bị của mình cũng sẽ đến quầy thu ngân để thánh toán phí sữa chữa và nhận hóa đơn trước khi được sửa.

Nhân viên kĩ thuật:

Chịu trách nhiệm việc sữa chữa hoặc bảo hành sản phẩm cho khách. Xem xét phiếu bảo hành nếu hợp lệ thì thực hiện bảo hành sản phẩm cho khách. Nếu không thì đề nghị sửa chữa có thu phí với khách hàng. Khách hàng phải thanh toán phí sửa chữa và có hóa đơn rồi nhân viên kĩ thuật mới tiến hành sửa chữa hàng cho khách.

Nhân viên thủ kho:

Có nhiệm vụ quản lí xuất nhập kho.

Khi có hóa đơn thì thủ kho sẽ vào kho hàng để lấy hàng mới từ hộp(nếu có) ra cho khách chứ không lấy hàng trưng bày, cho khách kiểm tra kỹ lại lần nữa rồi tiến hành ghi phiếu xuất hàng.

Mặt khác, hàng được nhập về, thủ kho phải kiểm tra xem có trùng khớp với phiếu đặt hàng của quản lí yêu cầu với nhà cung cấp/nhà sản xuất về tên/loại, số lượng hay không, kiểm tra xem có hàng lỗi, nhầm hàng hay không, nếu có thì liên lạc với quản lí để liên hệ lại với nhà cung cấp/nhà sản xuất để họ giải quyết. Nếu không, thì cho nhập hàng vào kho.

Hàng khi vào kho phải được phân loại và đặt đúng vị trí để tiện việc tìm kiếm/kiểm tra hàng. Làm thống kê báo cáo số lượng hàng tồn trong kho cho quản lí.

Người quản lí:

Quản lí nhân viên, quản lí phát lương cho nhân viên, quản lí và kiểm tra tất cả các chứng từ hóa đơn của cửa hàng, phân tích thị trường nhờ vào các hóa đơn chứng từ đó, và từ thống kê của thủ kho để biết được mặt hàng nào bán chạy, mặt hàng nào gần hết hạn mà vẫn còn tồn nhiều,… rồi từ đó sẽ lên kế hoạch bán hàng/nhập hàng cho cửa hàng.

Quản lí sẽ là người tìm hiểu và liên hệ với nhà cung cấp/nhà sản xuất để thương lượng nhập hàng. Mỗi lần nhập hàng, quản lí sẽ là người trực tiếp ghi phiếu nhập hàng. Phiếu nhập hàng có 2 bản , 1 bản quản lí giữ lại, 1 bản gửi nhà cung cấp/nhà sản xuất yêu cầu nhập hàng. Nhà cung cấp/nhà sản xuất duyệt phiếu đặt hàng, nếu không vấn đề thì yêu cầu đặt cọc 50% tiền hàng được đánh dấu vào phiếu đặt hàng. Đến ngày giao hàng tới kho, thủ kho sẽ kiểm hàng cẩn thận 1 lượt rồi mới thanh toán 50% còn lại và nhận hóa đơn. Nếu hàng có vấn đề thì phải được nhà cung cấp/nhà sản xuất giải quyết xong mới thanh toán tiền còn lại và nhận hóa đơn. Hóa đơn nhập hàng và phiếu đặt hàng quản lí sẽ đưa cho thu ngân để thu ngân lưu trữ.