Hệ thống quản lý xuất nhập tồn

Chi tiết

QUẢN LÝ KHO

1.3. KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1. 1. Thực trạng
Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Thời Trang Đa Gia

Vai trò và chức năng của các bộ phận trong công ty:

Bộ phận quản lý: Điều hành tất cả hoạt động của công ty.
Bộ phận kinh doanh: Tình hiểu thị trường, đưa ra các chiến lược kinh doanh, giới thiệu sản phẩm.
Bộ phận kế toán: Kết toán sổ sách, tính toán hóa đơn xuất nhập theo định kì của công ty
Bộ phận kho: Lưu trữ hàng hóa và bảo quản hàng hóa, báo cáo tình hình số lượng hàng hóa trong kho.
Bộ phận bán hàng: bán hàng, giao hàng

Cửa hàng gồm những bộ phận sau:

Kinh doanh.
Kho.
Kế toán.
An ninh.

Số lượng nhân viên tại công ty:

Giám đốc: 1 người
Quản lý : 2 người
Nhân viên bán hàng: 10 người.
Nhân viên kho: 4 người.
Nhân viên giao hàng: 2 người.
Nhân viên bảo vệ: 4 người.
Nhân viên tạp vụ: 2 người.
Nhân viên kế toán: 2 người.
Thu ngân: 1 người.

TÊN	NHIỆM VỤ
Giám đốc	Là chủ Công ty có trách nhiệm quản lý tất cả bộ phận còn lại, có quyền hành lớn nhất trong Công ty.
Quản lý	Theo dõi nhân sự trực thuộc, đề xuất tuyển dụng và cùng với phòng nhân sự tổ chức phỏng vấn, đánh giá ứng viên. Tổ chức phân công công việc cho các nhân viên cấp dưới trong phạm vi quản lý. Tổ chức đánh giá công việc của toàn bộ nhân viên hàng tháng.
Nhân viên bán hàng	Lấy hàng, sắp xếp, trưng bày các sản phẩm thật bắt mắt và khoa học, làm sao cho hàng hóa dễ gây ấn tượng, dễ tìm nhất. Giới thiệu sản phẩm với khách hàng, trả lời các câu hỏi về sản phẩm, tư vấn cho khách hàng, lựa chọn sản phẩm phù hợp, lấy hàng, tính tiền hàng, trao hàng cho khách, gòi hàng và nhận tiền..v.v. Lưu hóa đơn, số liệu về bán hàng, báo cáo thường xuyên về doanh thu, công tác bán hàng…. Thực hiện các điều tra của công ty khi có yêu cầu, theo dõi phản ứng, đón nhận của khách hàng với sản phẩm, kịp thời phản ánh thông tin về khách hàng, sản phẩm lên bộ phận quản lý. Ngoài ra, người bán hàng kiêm luôn việc trong nôm, giữ gìn vệ sinh và an toàn cho cửa hàng mà mình đứng bán.
Kế toán	Thanh toán tiền hàng cho nhà cung cấp. Lập các báo cáo thu chi theo từng ngày, tuần,tháng,... Thanh toán tiền lương cho nhân viên.
Kho	Bộ phận này có trách nhiệm thông báo số hàng tồn kho, lựa chọn, liên hệ việc nhập hàng từ các nhà cung cấp theo yêu cầu của người quản lý.
Nhân viên giao hàng	Bộ phận này phụ trách việc giao hàng cho khách
Nhân viên bảo vệ	Nhận xe của khách, ghi vé xe và chuyển vé cho khách. Sắp xếp xe vào đúng ví trí. Trong quá trình sắp xếp xe phải đảm bảo xe của khách không bị hư hại. Không được lấy bất cứ đồ dùng của khách hoặc tự ý di chuyển các vật dụng trên xe. Tuyệt đối không thu tiền của khách. Khi khách ra, kiểm tra số phiếu xe, dắt xe chuyển cho khách và thu lại vé xe.
Tạp vụ	Chịu trách nhiệm dọn dẹp quét dọn sạch sẽ Nhà hàng, …
Nhân viên Thu ngân	Thanh toán tiền cho khách hàng

1.1 Bảng nhiệm vụ nhân viên

1. 1. Quy trình nghiệp vụ BPM
    1. Quy trình Nhập hàng
Bộ phận quản lý kho sẽ gửi danh sách hàng cần nhập cho bộ phận nhà máy sản xuất.
Bộ phận nhà máy sau khi tiếp nhận yêu cầu sẽ lập tiến độ nhập gửi lại cho bộ phận kho.
Bộ phận kho sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng và cập nhật sơ sở dữ liệu hàng hóa.
Bộ phận nhà máy sẽ tiến hàng chuyển hàng cho bộ phận kho.
Bộ phận kho sau khi tiếp nhận hàng sẽ kiểm tra hàng hóa.

Nếu hợp lệ thì nhập vào kho và cập nhật cơ sở dữ liệu hàng hóa.
Nếu không hợp lệ sẽ gửi thông báo cho bộ phận nhà máy để tiến hành gửi hàng lại.

Cách tính tổng tiền hàng hóa nhập vào:
- - Tổng tiền = Số lượng *Đơn giá

1.1 quy trình nhập hàng

1. 1. 1. Quy trình xuất hàng
Khách hàng gửi danh sách hàng cần mua cho bộ phận kho.
Bộ phận kho tiếp nhận và lấy thông tin phiếu xuất.
Bộ phận kho kiếm tra đơn hàng.Nếu không hợp lệ thì gửi thông báo cho khách hàng, nếu hợp lệ thì gửi tiến độ xuất hàng cho khách hàng, và tiến hàng xuất hàng cho khách hàng.
Khách hàng kiếm tra hàng hóa và thanh toán.

1.1 Quy trình xuất kho

1. 1. 1. Quy trình chuyển kho
Bộ phận quản lý kho sẽ yêu cầu danh sách hàng chuyển cho kho 1.
Bộ phận kho 1 sẽ tiếp nhận yêu cầu và kiểm tra hàng hóa.

Nếu không hợp lệ gửi thông báo lại cho bộ phận quản lý.
Nếu hợp lệ sẽ tiến hành kiểm tra hàng hóa lập phiếu chuyển hàng, cập nhật hàng hóa và tiến hành chuyển hàng.

Bộ phận kho 2 sau khi tiếp nhận hàng sẽ kiểm tra hàng hóa. Nếu không hợp lệ gửi thông báo lại cho bộ phận khi 1, Nếu hợp lệ thì lập phiếu nhận và cập nhật hàng hóa.

1.1 Quy trình chuyển kho

1. 1. 1. Quy trình trả hàng
Khách hàng sẽ mang danh sách hàng trả và hàng hóa đến bộ phận nhân viên.
Bộ phận nhân vien sau khi tiếp nhận hàng hóa sẽ kiểm tra hàng hóa và hóa đơn xem có hợp lệ không.

Nếu không hợp lệ sẽ phản hội lại cho khách hàng.
Nếu hợp lệ thì lập hóa đơn trả hàng và trả tiền lại cho khách hàng.

Bộ phận nhận viên sẽ gửi danh sách hàng trả cho bộ phận kho.
Sau đó bộ phận kho sẽ cập nhật hàng hóa vào kho hàng.

1.1 Quy trình trả hàng

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

2.1. GIỚI THIỆU

Cở sở lý luận: Cung cấp kiến thức cơ bản về môn phân tích thiết kế hệ thống, đại cương về hệ thống thông tin, phân tích về các chức năng từ đó sử dụng các công cụ hỗ trợ như SQL SerVer 2012, Powerdesigner, GUI,... để tạo ra một phần mềm nhằm hỗ trợ và giải quyết triệt để các vấn đề bức xúc đã nêu ở trên.
Phân tích hệ thống: Nhằm đi sâu chi tiết vào các chức năng, biểu dồ luồng dữ liệu, thông tin đầu vào và đầu ra các chức năng của hệ thốn, sơ đồ phân cấp chức năng, sơ đồ luồng dữ liệu.
Phân tích hệ thống về dữ liệu: Phân tích dữ liệu cho ta cách thức tổ chức và truy cập dữ liệu hiệu quả nhất, cách thức tạo và lưu trữ cơ sở dữ liệu, cách thức kết nối đến cơ sở dữ liệu để thực hiện nhập thêm, chỉnh sửa hay xóa bớt các thực thể trong cơ sở dữ liệu.