CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN

1. GIỚI THIỆU CHUNG

Đã từ lâu, sách luôn là món ăn tinh thần không thể thiếu được trong cuộc sống hằng ngày của chúng ta. Sách luôn là kho tàng huyền bí làm kích thích sự tò mò của biết bao người. Sách càng bí ẩn bao nhiêu thì càng gợi sự say mê của con người bấy nhiêu. Nếu chúng ta không thể sống thiếu bạn thì ta cũng không thể sống thiếu sách được. Sách là chiếc chìa khóa vạn năng mở mang sự hiểu biết và làm đẹp cuộc đời.

Nhà văn Maxim Gorki nói “Sách mở rộng ra trước mắt tôi những chân trời mới”. Vâng, sách có vai trò quan trọng trong đời sống xã hội. Đọc sách là việc từ xa xưa được xem là một việc hết sức thanh tao, người đọc là người có phẩm chất cao quý.

Nói đến sách chúng ta không thể không nói đến nơi chứa sách phổ biến nhất đó chính là thư viện, nơi mà chắc chắn sẽ chứa một số lượng sách đủ lớn để chúng ta tìm hiểu và đọc. Thư viện là nơi lưu giữ sách, tài liệu, là nơi bạn đọc đến để mượn sách, tìm kiếm thông tin, đáp ứng mọi nhu cầu đọc của bạn đọc. Thư viện luôn sẵn sàng phục vụ bạn đọc.

Thư viện ra đời với sứ mệnh gắn liền với tri thức. Thư viện luôn đồng hành với con người với sự tiến hóa của nhận thức, mở mang tầm nhìn, phát triển khoa học, bảo tồn và phát huy văn hóa. Đối với xã hội học tập ngày nay, tầm quan trọng của thư viện chưa hề giảm đi, với sự trỗi dậy mạnh mẽ của công nghệ thông tin và truyền thông, thư viện vẫn chưa mất đi những giá trị nhân văn của mình, có chăng là sự thay đổi vai trò để thích ứng.

Thư viện góp phần nâng cao chất lượng giảng dạy và học tập cho giáo viên và học sinh. Đối với bạn đọc là giáo viên, thư viện là kho tàng lưu giữ những kiến thức bổ ích được lưu trữ qua từng thời gian đồng thời cung cấp, bổ sung và cập nhật khối lượng thông tin làm cho nội dung bài giảng ngày càng phong phú. Giáo viên có thể tiếp cận nhiều nguồn thông tin khác nhau để làm giàu vốn kiến thức của mình, truyền tải đến học sinh lượng kiến thức tốt nhất.

Đối với bạn đọc là học sinh, thư viện có vai trò gián tiếp, xây dựng thói quen tự học tự bồi dưỡng cho học sinh trong học tập và nghiên cứu khoa học. Mặc khác thư viện giúp bạn đọc tạo được tính chủ động và hình thành hướng phấn đấu đạt kết quả cao trong học tập của mình.

2. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI

1. Đối tượng:

Thư viên Khoa Học Tổng Hợp Thành Phố Hồ Chí Minh là một thư viện lớn của thành phố với hàng trăm ngàn đầu sách có giá trị, nằm ngay tại trung tâm thành phố với địa chỉ 69 Lý Tự Trọng, Quận 1 với mật độ các đọc giả đến và mượn, đọc sách rất nhiều và đa dạng. Với trên 1, 000, 000 bản sách báo và tạp chí cho nên phục vụ bạn đọc phải nhanh chóng mà trong đó việc quản lý danh mục báo cáo và tạp chí được đặt lên hàng đầu và thư viện phải tìm mọi cách để hoàn thiện hơn.

Với số lượng sách báo như thế việc quản lý tên sách, số lượng, loại nhập, thanh lý số lượng sách cũ còn tồn kho, …

Do tính chất của thư viện là mượn đọc tại chỗ và cho mượn về nhà nên vấn đề đặt ra là phải quản lý được đọc giả mà trong đó phải biết được họ tên đọc giả, địa chỉ, số điện thoại của đọc giả, … và các thông tin này biết nhờ mã số đọc giả.

Như vậy mục đích của thư viên là làm sao phục vụ đọc giả được nhanh chóng và gọn gàng kể cả lúc đọc sách tại thư viện, tìm kiếm để mượn cũng như lúc đến thư viện để trả sách.

2. Thông tin về thư viện:

Tên gọi chính thức: THƯ VIỆN KHOA HỌC TỔNG HỢP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH. Tên viết tắt TVKHTH TPHCM

Tên quốc tế: GENERAL SCIENCES LIBRARY OF HOCHIMINH CITY.

Tên viết tắt GSLHCMC

Hình 1 Logo thư viện Khoa học tổng hợp TP.HCM

3. Phạm vi đề tài:

Phạm vi phần mềm có quy mô vừa và nhỏ, đáp ứng được nhu cầu cơ bản cho việc quản lý đọc giả tại Thư viện Khoa Học Tổng Hợp TP.HCM.

Do phạm vi nằm trong giới hạn của môn học Phân tích thiết kế hệ thống thông tin và các mục tiêu nêu trên nên phạm vi của đồ án bao gồm:

• Quản lý thẻ đọc giả
• Quản lý thông tin đọc giả - kể từ lúc đăng ký là thành viên của thư viện. 
• Quản lý sách trong thư viện.
• Quản lý mượn sách. 
• Quản lý trả sách.
• Quản lý các nhân viên và ban quản lý của thư viện. 
• Quản lý thống kê tình hình trong thư viện. 
• Quản lý thống kê tình hình đọc giả của thư viện.

3. MỤC TIÊU VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA ĐỀ TÀI

Mỗi năm thư viện có thêm hơn 3000 đọc giả mới là các sinh viên, cán bộ nghiên cứu giảng dạy của các trường cơ sở. Thư viện có chức năng tiếp nhận các yêu cầu làm thẻ của đọc giả từ đó làm và phân phát các thẻ đọc giả mới đến các đọc giả theo từng bộ phận. Ngoài ra, thư viện còn phải thường xuyên cập nhật các thông tin về đọc giả cũng như loại bỏ các thông tin về các đọc giả có thẻ hết hạn sử dụng.

Hàng tuần, hệ thống thư viện có khoảng 500 đọc giả tham gia việc mượn và trả tư liệu. Phòng đọc bao gồm nhiều tạp chí, tài liệu được tham khảo thường xuyên, phục vụ cho một số lượng bạn đọc lớn.

Đọc giả có thể mượn sách tại phòng mượn. Thủ thư sẽ xử lý phiếu mượn sách để phục vụ yêu cầu của đọc giả. Khi muốn trả sách, đọc giả làm phiếu trả đưa cho nhân viên thư viện để cập nhật các thông tin về mượn sách của đọc giả. Điều này cho thấy làm phiếu mượn trả trong thư viện là rất mất thời gian và công sức nhân viên nếu như làm thủ công.

Thống kê hiệu quả thư viện: việc thống kê hoạt đông có vai trò rất quan trọng. Nó cho biết tình trạng hoạt động của thư viện, từ đó giúp đỡ thư viện hoạt động đúng phương hướng. Chức năng thống kê bao gồm thống kê về tư liệu, thống kê về quá trình mượn trả của đọc giả. Các chức năng này được nhân viên thư viện tổng hợp một cách từ các phiếu mượn và trả của đọc giả. Điều này cho thấy là thống kê cũng là một công việc rất tốn thời gian nếu như làm thủ công.

•  Phải áp dụng công nghệ vào quản lý thư viện để giúp thư viện hoạt động và vận hành 1 cách dễ dàng nhất, ít tốn công sức về mặt con người nhất có thể. Thêm vào đó sẽ giúp ích cho hệ thống quản lý có phần chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn, phù hợp với xu hướng hiện tại.

4. TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG

Do khả năng của các thành viên trong nhóm còn giới hạn nên nhóm chỉ có thể làm được những chức năng nghiệp vụ xử lý cơ bản có trong thư viện. Các modules quan trọng của đề tài mà nhóm đã hoàn thành là:

• Quản lý thông tin đọc giả - kể từ lúc đăng ký là thành viên của thư viện.
• Quản lý đọc giả đã đăng ký thành viên.
• Quản lý đăng ký thẻ đọc giả.
• Quản lý thẻ đọc giả.
• Quản lý phân quyền nhân viên.
• Quản lý sách trong thư viện.
• Quản lý mượn sách xuất phiếu mượn. 
• Quản lý trả sách.
• Quản lý thống kê tình hình sách trong thư viện. 

Quản lý thống kê tình hình đọc giả trong thư viện.

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT HỆ THỐNG

1. KHẢO SÁT HỆ THỐNG

Dựa vào các hoạt động cơ bản của một hệ thống thư viện, ta có thể thấy được những yêu cầu cơ bản của một hệ thống quản lý đọc giả của thư viện là:

• Cung cấp cho người quản lý các thông tin về các đọc giả của thư viện.
• Hỗ trợ việc quản lý thông tin về bạn đọc.
• Hỗ trợ cập nhật các thông tin về tài liệu và bạn đọc như: thêm bạn đọc, xóa bạn đọc, thay đổi thông tin bạn đọc....
• Hỗ trợ người quản lý trong quá trình xác nhận cho mượn và trả sách với bạn đọc.
• Xử lý được các trường hợp vi phạm của đọc giả trong quá trình mượn, trả sách.
• Yêu cầu chức năng của hệ thống:
• Hệ thống phần mềm quản lý đọc giả của thư viện phải có tối thiểu ít nhất những chức năng chính như sau:
• Quản lý các thẻ đọc giả: Quản lý theo mã số thẻ đọc giả và mỗi đọc giả chỉ được đăng ký 1 thẻ. Thông tin thẻ bao gồm: số thẻ, mã vạch thẻ, mã loại thẻ, mã đọc giả, ngày làm thẻ, hạn sử dụng.
• Quản lý các đọc giả: mã đọc giả, tên đọc giả, ngày sinh, dân tộc, giới tính, chứng minh nhân dân, nhóm ngành, nghề nghiệp, nơi công tác, trình độ, địa chỉ, quốc tịch, số điện thoại, email, trạng thái đổi.
• Quản lý các loại sách: mỗi loại sách sẽ có 1 mã khác nhau. Thông tin sách bao gồm: mã sách, tên sách, thể loại, danh mục, ngôn ngữ, năm xuất bản, nhà xuất bản, tác giả, mô tả, số lượng tồn, giá trị sách, mã vạch.
• Quản lý các lần mượn: mỗi lần mượn sẽ có một mã phiếu mượn. Thông tin phiếu mượn bao gồm: mã phiếu mượn, ngày lập, mã đọc giả, đặt cọc, thời hạn mượn sách, số lượng mượn, ngày cập nhật, nhân viên lập.
• Quản lý các lần trả sách: mỗi lần trả sẽ có 1 phiếu trả sách. Thông tin của phiếu trả sách, ngày lập, mã phiếu mượn, nhân viên lập, lần trả, tổng phí mượn sách, số lượng trả, số lượng chưa trả, tiền bồi thường, tiền nhận lại.
• Tự động in thẻ đọc giả, các phiếu mượn sách và trả sách cho mỗi lần mượn hoặc trả sách.
• Các tính năng thống kê báo cáo như: báo cáo phiếu mượn, báo cáo phiếu trả, sổ tổng hợp tình hình tài liệu, sổ thống kê tài liệu theo vị trí, tổng hợp bạn đọc theo ngày/theo tháng, báo cáo hoạt động thư viện, báo cáo tình hình thư viện, báo cáo đọc giả vi phạm …

2. QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG

1. Quy trình làm thẻ thư viện

Thời gian làm việc: Công việc làm thẻ được tiến hành vào các ngày từ thứ hai đến thứ năm và thứ bảy, chủ nhật trong tuần ngoại trừ ngày thứ 6 và các ngày lễ nghĩ do nhà nước Việt Nam ban hành.

Đối tượng được làm thẻ thư viện là tất cả các công dân Việt Nam hoặc công dân nước ngoài đang cư trú tại Việt Nam mà được sự cho phép của nhà nước Việt Nam đều được đăng ký thẻ.

Nơi phát hành thẻ thư viện là ban kỹ thuật của thư viện. Các nhân viên của ban kỹ thuật đều có nhiệm vụ đăng kí, in và phát hành thẻ cho các đối tượng muốn làm thẻ thư viện.

Vai trò của công tác làm thẻ:

• Tăng lượng đọc giả, mở rộng quy mô của thư viện.
• Kiểm soát được số lượng đọc giả, số sách và tài liệu khác cho mượn theo từng đọc giả của thư viện (chỉ cho phép các đối tượng có thẻ thư viện mới được mượn sách, báo, tạp chí và các tài liệu khác trong thư viện)

Các bước tiến hành:

• Các đọc giả muốn làm thẻ thư viện thì sau khi đọc kỹ các thông tin dịch vụ tại thư viện và hướng dẫn của nhân viên thì sẽ xuất trình giấy chứng minh hoặc hộ chiếu để làm thẻ và chọn loại thẻ đọc muốn đăng ký.
• Sau khi chọn loại thẻ muốn đăng ký thì đọc giả sẽ cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân và tiến hành chụp hình thẻ (miễn phí) tại thư viện.
• Nhân viên ban kỹ thuật kiểm tra thông tin đúng, người đăng kí chưa làm thẻ hoặc thẻ đã làm không còn được sử dụng thì ghi nhận thông tin và đưa vào danh sách đăng kí làm thẻ, nếu đọc giả đã làm thẻ và thẻ vẫn còn hoạt động thì không cho đọc giả đăng kí làm tiếp nữa. Đọc giả sẽ được nhận thẻ sau 5 phút.
• Người đăng kí làm thẻ đóng lệ phí, nhân viên ban kỹ thuật thông báo cho đọc giả thời gian nhận thẻ.

Phân loại thẻ thư viện theo mục đích của đọc giả.

Ban kỹ thuật phát hành thẻ cho các đọc giả.

Lưu ý: Thẻ đăng ký rồi sẽ không được hoàn trả và hoàn tiền lại.

Mô hình BPM

Hình 2 Mô hình BPM quá trình làm thẻ thư viện

1. Quy trình gia hạn thẻ

Thời gian gia hạn: 1 năm sau khi làm thẻ.

Tác nhân liên quan đến việc gia hạn thẻ thư viện: Đọc giả và Nhân viên thư viện.

Vai trò của quá trình gia hạn thẻ: Duy trì được tình trạng của thẻ để có thể tiếp tục mượn sách tại thư viện.

Các bước tiến hành:

• Sau một năm sử dụng, nếu thẻ còn trong tình trạng tốt thì đọc giả được gia hạn thẻ theo lệ phí nhưng không tín phí phát hành thẻ.
• Khi đến gia hạn thẻ thì đọc giả cần phải đem theo thẻ thư viện hết hạn sử dụng đến cung cấp thông tin thẻ cho nhân viên thư viện.
• Nếu thẻ còn trong tình trạng tốt thì sẽ được tiến hành gia hạn thẻ bình thường. Nếu tình trạng của thẻ không còn sử dụng được thì sẽ tiến hành cấp thẻ mới, lúc này sẽ phát sinh phí phát hành thẻ là 10.000 đồng.

Mô hình BPM

Hình 3 Mô hình BPM quy trình gia hạn thẻ

2. Quy trình mượn tài liệu

Thời gian phục vụ: Công việc làm thẻ thường được tiến hành vào các ngày từ thứ hai đến thứ năm và thứ bảy, chủ nhật (nghĩ ngày thứ 6 và các ngày lễ).

Lệ phí mượn: 1.000 đồng /1 cuốn /1 ngày

Thời hạn mượn 3 tháng kể từ ngày lập phiếu mượn.

Tác nhân tham gia vào quá trình làm thẻ thư viện:

• Đọc giả là công dân Việt Nam hoặc công dân nước ngoài đang lưu trú ở Việt Nam và phải có thẻ mượn hoặc thẻ liên kết (đọc và mượn): tài liệu mượn về gồm sách, giáo trình luận văn, đề cương.
• Đọc giả là cán bộ nhân viên trong trường thì tài liệu mượn về gồm: sách, giáo trình, luận văn, đề cương, ...

Vai trò của quá trình mượn tài liệu: Đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc.

Các bước tiến hành:

• Bạn đọc tự chọn sách trên kệ theo nhu cầu bằng cách tra tìm tài liệu trên máy, ghi số ký hiệu kho chính xác và sau đó đến quầy làm thủ tục.
• Đóng tiền cọc tùy theo giá trị quyển sách.
• Nhận biên lai thu cọc và đồng thời kiểm tra tình trạng tài liệu trước khi rời khỏi quầy.

Mô hình BPM:

Hình 4 Mô hình BPM quy trình mượn tài liệu

3. Quy trình trả tài liệu

Thời gian làm việc: Công việc làm thẻ thường được tiến hành vào các ngày từ thứ hai đến thứ năm và thứ bảy, chủ nhật (nghĩ ngày thứ 6 và các ngày lễ).

Tác nhân tham gia vào quá trình trả tài liệu tại thư viện: Ban thủ thư, bộ phận tiếp nhận, đọc giả.

Các bước tiến hành:

• Đưa biên lai thu cọc và sách đã mượn cho thủ thư tại quầy làm việc.
• Đóng phí mượn sách cho bộ phận tiếp nhận.
• Nhận lại tiền cọc trước khi rời khỏi quầy.

Mô hình BPM:

Hình 5 Mô hình BPM quy trình trả tài liệu

4. Xử lý đọc giả vi phạm

Thời gian: Xảy ra khi có đọc giả vi phạm mượn trả tài liệu.

Tác nhân tham gia vào quá trình xử lý vi phạm: Ban thủ thư, đọc giả

Vai trò của việc xử lý vi phạm:     

• Giảm tỉ lệ vi phạm của đọc giả.
• Nâng cao tính kỷ luật cho thư viện.

Các bước tiến hành:

• Đọc giả trả tài liệu và bị vi phạm
• Thủ thư xử phạt đọc giả theo quy định của thư viện
• Trường hợp đọc giả trả tài liệu không đúng thời hạn quy định. Đối với những đọc giả trả tài liệu quá hạn thì sẽ bị xử phạt theo đúng quy định của thư viện.
• Trường hợp đọc giả đánh mất tài liệu bị phạt 100% giá bìa của tài liệu đã mượn.
• Trường hợp đọc giả đánh rách nát tài liệu, tùy vào tình trạng của tài liệu mà thủ thư phạt.

5. Quy trình tìm kiếm thông tin

Thời gian: Xảy ra vào bất cứ khi nào người dùng có nhu cầu.

Tác nhân tham gia vào quá trình tìm kiếm: Admin, ban kỹ thuật, ban lập kế hoạch, ban thủ thư.

Vai trò của việc tìm kiếm

• Biết được đầy đủ thông tin về tiêu chí cần tìm.
• Tìm kiếm nhanh, chính xác.
• Nâng cao hiệu quả làm việc

Các bước thực hiện: Người dùng lựa chọn các tiêu chí tìm kiếm:

• Tìm kiếm thông tin đọc giả: Người dùng lựa chọn tiêu chí tìm kiếm đọc giả.
• Tìm kiếm đọc giả mã đọc giả: hệ thống sẽ hiển thị đọc giả thuộc mã đọc giả trên thẻ thư viện.
• Tìm đọc giả theo tên đọc giả. Hệ thống hiển thị danh sách đọc giả có tên như tìm kiếm