Phần mềm quản lý cửa hàng bán sách

Chi tiết

Phân tích thiết kế phần mềm bán sách

2.1 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ:

2.1.1 Quy trình nghiệp vụ bán hàng:

Khách hàng đến trực tiếp mua hàng tại cửa hàng: nhân viên tư vấn sẽ trực tiếp gặp khách hàng để tư vấn về nhu cầu mua hàng của khách để đưa ra lời khuyên. Sau khi khách hàng quyết định mua mặt hàng thì nhân viên kiểm tra số mặt hàng mà khách hàng muốn mua và số lượng mặt hàng trong kho có đủ yêu cầu.Tiếp theo, nhân viên quầy bán sẽ lập hóa đơn bán hàng (nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, tên mặt hàng, số lượng, ngày mua,...). Sau đó lưu trữ vào CSDL. Nhận thanh toán và in ra một bản hóa đơn gởi cho khách hàng với sản phẩm khách hàng đã mua.
Khách hàng đặt hàng: Khách hàng gởi thông tin và yêu cầu mua mặt hàng về bộ phận dịch vụ khách hàng. Bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ kiểm tra hàng hóa trong kho có hay không? Số lượng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng không? Sau đó lập hóa đơn gởi cho cửa hàng trưởng (giám đốc). Cửa hàng trưởng(giám đốc) có 2 trường hợp:

Không duyệt hóa đơn thì bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ trả lời yêu cầu khách hàng bị từ chối.
Duyệt hóa đơn khách hàng và thỏa mặt hàng có trong kho và đủ số lượng khách hàng sẽ xác nhận hóa đơn thành công. Bộ phận dịch vụ trả lời khách hàng yêu cầu mua hàng thành công và yêu cầu khách hàng xác nhận đơn đặt hàng, giao hàng. Có 2 trường hợp :

Khách hàng từ chối sẽ hủy đơn đặt hàng.
Khách hàng đồng ý thì bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ lập phiếu giao hàng gởi đến bộ phận giao hàng và bộ phận kế toán sẽ nhận đơn đặt hàng để lập hóa đơn. Bộ phận giao hàng sẽ gọi xác nhận lần nữa và thông báo thời gian giao hàng. Bộ phận kế toán sẽ đưa 1 bản hóa đơn để nhân viên giao hàng gửi cho khách hàng khi khách hàng nhận được hàng. Khi giao hàng sẽ có 2 trường hợp xảy ra:
- Không đủ số lượng, hàng bị hư hỏng sẽ báo về bộ phận giao dịch để xử lí đổi trả hàng, thay đổi tên và ãm sản phẩm trong hóa đơn.
- Đầy đủ số lượng và hàng nguyên vẹn thì bộ phận giao hàng sẽ báo cho bộ phận kế toán để lưu lại giao dịch thành công.

2.1.2 Quy trình nghiệp vụ nhập hàng:

Bộ phận mua hàng nhận yêu cầu mua hàng từ bộ phận kế toán hay bộ phận dịch vụ khách hàng. Sau đó kiểm tra yêu cầu bảng báo giá :
Có yêu cầu bảng báo giá thì bộ phận đặt hàng sẽ liên hệ với tất cả các nhà cung cấp có mặt hàng cần mua để được bảng báo giá. Sau khi có bảng báo giá thì bộ phận mua hàng phân tích giá và chất lượng sẽ báo cáo cho Cửa hàng trưởng(Giám đốc) để duyệt mua nhà cung cấp nào. Sau khi được duyệt bộ phận lập hóa đơn đặt hàng. Gởi đơn đặt hàng và xác nhận mua hàng với nhà cung cấp. Theo dõi và lập kế hoạch nhập hàng và kiểm tra hàng cho bộ phận kho. Khi nhà cung cấp đưa hàng đến thì kiểm hàng và lập phiếu nhập gồm: tên mặt hàng, số lượng, nhà cung cấp, ngày tháng nhập hàng,đơn giá ,... Phiếu nhập lưu vào CSDL và in ra gởi cho nhà cung cấp.
Không yêu cầu bản báo giá thì bộ phận mua hàng sẽ lập hóa đơn đặt hàng. Gởi đơn đặt hàng và xác nhận mua hàng với nhà cung cấp. Theo dõi và lập kế hoạch nhập hàng và kiểm tra hàng cho bộ phận kho. Khi nhà cung cấp đưa hàng đến thì kiểm hàng và lập phiếu nhập gồm: tên mặt hàng, số lượng, nhà cung cấp, ngày tháng nhập hàng,đơn giá ,... Phiếu nhập lưu vào CSDL và in ra gởi cho nhà cung cấp.